يعتبر ملف الوورد من الملفات الأكثر استخداماً في حياتنا اليومية، فالطلاب يستخدمونه في تقاريرهم وأبحاثهم، والشركات في مراسلاتهم وتعاملاتهم، وأصبح العمل على ملف الوورد، وحزمة أوفيس ؛ ككل من متطلبات الحياة اليومية، وأمر بديهي في التعامل مع جهاز الحاسوب.ذ
إن تنسيق ملف الوورد من الأمور المهمة، وهو مرحلة مهمة تلي مرحلة الكتابة في الملف، فما يتم كتابته يجب تنسيقه ؛ ليظهر الملف بشكل لائق، ومفهوم يستطيع الآخرون قراءته، ويمكن التعامل معه بكل سهولة، ويسر.
إن تنسيق الملف يعتمد على أمور كثيرة منها: حجم الخط، ونوعه، ولونه، وشكل الصفحة ولونها، والخلفية، إن لزم الأمر، بالإضافة إلى صفحة الواجهة مثلاً، و"ترويسة" الورقة، خصوصاً في المراسلات، والاوراق الرسمية، وليس انتهاءاً بترقيم الصفحات؛ مما يسهل على الكاتب والقارئ مراجعة الملف، والوصول إلى المعلومة التي يريدها بشكل سريع.
ويختلف ترقيم الصفحات من ملف إلى آخر، تبعاً لطبيعة استخدام الملف، فمقدمة البحث العلمي مثلاً تكتب بالأرقام اللاتينية (II،I،…)، وبقية البحث بترقيم الصفحات بشكل طبيعي بالأرقام العادية (2،1،...)، كما ويختلف مكان الترقيم تبعاً لطبيعة الملف، فالكتاب مثلاً ترقم صفحاته بالعادة في أعلى يسار الصفحة؛ للصفحات الفردية، وفي أعلى يمين الصفحة في الصفحات الزوجية، وفي الأبحاث والمراسلات يكون الترقيم في العادة، في أسفل الصفحة في المنتصف، أو على يمينها، أو يسارها تبعاً لذوق الكاتب، أو نموذج الملف الذي قد تحتمه المؤسسة، أو الشركة.
من قائمة إدراج يتم اختيار رقم الصفحة، ومن ثم اختيار مكان الترقيم؛ بحيث يكون إما في أعلى الصفحة، أو في أسفلها، ومن خيارات الترقيم في أسفل الصفحة، نختار المكان الذي نود أن يكون الرقم فيه. كما ويمكن ترقيم الصفحات من خلال قائمة إدراج، ومن ثم اختيار Footer، ستظهر قائمة جديدة تدعى "تصميم"، ومن خلالها نختار ترقيم الصفحات، كما في الطريقة الأولى.